MultiNOR personvernerklæring

1. Generelle Opplysninger

1.1. Behandlingsansvarlig for Personopplysninger

1.1.1. Behandlingsansvarlig for Brukernes personopplysninger er MultiNOR Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa med hovedkontor i Gdańsk (80-386), ul. Lęborska 3B, registrert i Foretaksregisteret under KRS-nummer: 0000546209, NIP: 584-273-49-23, REGON: 222044787 (heretter kalt "MultiNOR" eller "Behandlingsansvarlig").

1.1.2. Behandlingsansvarlig driver virksomhet som omfatter levering av oversettelsestjenester, formell bistand og presentasjon av partneres tilbud via nettportalen som er tilgjengelig på www.multinor.no (heretter kalt "Tjenesten").

1.2. Kontaktopplysninger til Behandlingsansvarlig

1.2.1. For spørsmål relatert til beskyttelse av personopplysninger kan Brukeren kontakte Behandlingsansvarlig på følgende måter:

E-postadresse: rodo@multinor.no
Postadresse: MultiNOR Sp. z o.o. Sp. k., ul. Lęborska 3B, 80-386 Gdańsk
Telefonnummer: +48 58 743 07 53

1.2.2. Behandlingsansvarlig har ikke utpekt et personvernombud. Alle spørsmål vedrørende behandling av personopplysninger skal rettes til de ovennevnte kontaktopplysningene.

1.3. Omfanget av Personvernerklæringen

1.3.1. Denne Personvernerklæringen gjelder for nettportalen tilgjengelig på www.multinor.no og beskriver reglene for behandling av personopplysninger for Brukere av Tjenesten.

1.3.2. Formålet med Personvernerklæringen er å informere Brukerne om:

Metodene og formålene med MultiNORs behandling av deres personopplysninger.
Det rettslige grunnlaget for databehandlingen.
Rettighetene Brukere har i forbindelse med behandlingen av deres data.
Mottakere av personopplysningene.
Sikkerhetstiltakene som er implementert for databeskyttelse.

1.3.3. Personvernerklæringen oppfyller informasjonspliktene som følger av Europaparlaments- og rådsforordning (EU) 2016/679 av 27. april 2016 om beskyttelse av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger ("GDPR") samt annen gjeldende lovgivning.

1.4. Aksept av Personvernerklæringen

1.4.1. Bruk av Tjenesten innebærer aksept av bestemmelsene i denne Personvernerklæringen.

1.4.2. Dersom Brukeren ikke godtar bestemmelsene i Personvernerklæringen, skal vedkommende slutte å bruke Tjenesten.

1.5. Endringer i Personvernerklæringen

1.5.1. MultiNOR forbeholder seg retten til å foreta endringer i denne Personvernerklæringen når som helst, av viktige grunner, for eksempel:

Endringer i lovgivning.
Innføring av nye tjenester eller funksjoner i Tjenesten.
Endringer i metoder og formål for databehandling.

1.5.2. MultiNOR vil informere Brukerne om alle endringer i Personvernerklæringen gjennom:

Publisering av oppdatert Personvernerklæring på Tjenestens nettside.
Ved vesentlige endringer – sende informasjon til Brukerens oppgitte e-postadresse (dersom Brukeren har samtykket til slik kommunikasjon).

1.5.3. Endringer i Personvernerklæringen trer i kraft på datoen de publiseres på Tjenestens nettside, med mindre en annen dato er angitt.

1.5.4. Bruk av Tjenesten etter ikrafttredelse av endringer i Personvernerklæringen anses som aksept av de nye bestemmelsene.

2. Omfanget av Behandlede Personopplysninger

2.1. Data som Samles inn under Registrering

2.1.1. Under registreringen i MultiNOR-tjenesten samles følgende personopplysninger inn:

E-postadresse
Telefonnummer (for verifisering og autentisering)
Passord til Brukerkonto (lagres i kryptert form)

2.1.2. Ved registrering via Google-konto:

MultiNOR mottar fra Google grunnleggende brukerdata som er nødvendige for å opprette en konto, som for eksempel:
- E-postadresse
- Fornavn og etternavn (hvis tilgjengelig)
Brukeren er forpliktet til å oppgi et telefonnummer for verifisering via SMS-kode.

2.1.3. Telefonnummeret brukes til:

Verifisering av Brukerens identitet under registrering og innlogging (tofaktorautentisering).
Kontakt med Brukeren i forbindelse med levering av tjenester, dersom det er nødvendig.

2.2. Data som Samles inn under Bruk av Tjenester

2.2.1. Under bruk av tjenester som tilbys av MultiNOR, kan følgende data samles inn:

Bostedsadresse eller korresponderende adresse
PESEL-nummer eller annet identifikasjonsnummer
Data fra dokumenter sendt inn for oversettelse eller formell behandling (f.eks. informasjon om helse, økonomisk situasjon, familieforhold, sivilstatus, eiendeler)
Data relatert til bestillinger, transaksjoner, betalinger og ordrehistorikk
Kommunikasjonsdata med Brukeren (f.eks. e-poster, telefonsamtaler, chatmeldinger)

2.3. Data som Samles inn Automatisk

2.3.1. Når du bruker Tjenesten, kan følgende data samles inn automatisk:

IP-adressen til Brukerens enhet
Type nettleser og operativsystem
Data om aktivitet i Tjenesten (f.eks. besøkte sider, tid brukt på siden)
Informasjonskapsler (cookies) og andre sporings-teknologier (se mer i Personvernerklæringen for informasjonskapsler)

2.3.2. Automatisk innsamlede data brukes til statistiske og analytiske formål, samt for å sikre sikkerhet og korrekt funksjon av Tjenesten.

3. Formål og Rettslig Grunnlag for Databehandling

3.1. Tjenesteytelse

3.1.1. Brukerens personopplysninger behandles for følgende formål:

Inngåelse og gjennomføring av avtale om levering av tjenester tilbudt av MultiNOR via Nettstedet.
Registrering og vedlikehold av Brukerkonto, inkludert:
- Verifisering av identitet via SMS-verifiseringskode.
- Muliggjøring av innlogging og bruk av kontofunksjoner.
- Muliggjøring av registrering og innlogging med Google-konto.
Kontakt med Brukeren i forbindelse med tjenesteyting, inkludert:
- Varsler om status for tjenesteytelsen.
- Påminnelser om frister og nødvendige handlinger.
- Informasjon om endringer i Nettstedet, Vilkår eller Personvernerklæring.
Tilpassede tjenester etter Brukerens behov, inkludert påminnelser om relevante ytelser og tjenester knyttet til arbeid og liv i Norge.

3.1.2. Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysninger for ovennevnte formål er:

Art. 6 nr. 1 bokstav b) GDPR – nødvendig for å oppfylle avtalen med Brukeren.
Art. 6 nr. 1 bokstav a) GDPR – Brukerens samtykke (ved bruk av Google-konto ved registrering).

3.2. Kommunikasjon med Brukeren

3.2.1. Personopplysninger behandles for:

Nødvendig kommunikasjon for korrekt levering av tjenester, inkludert:
- Varsler om nødvendige handlinger.
- Påminnelser om frister og muligheter til å benytte seg av tjenester eller ytelser.
Høy kvalitet på kundeservice, inkludert svar på Brukerens spørsmål og henvendelser.

3.2.2. Kommunikasjonen kan foregå via:

E-post.
SMS-meldinger.
Telefonkontakt.

3.2.3. Det rettslige grunnlaget for databehandling i denne sammenheng er:

Art. 6 nr. 1 bokstav b) GDPR – nødvendig for å oppfylle avtalen.

3.3. Markedsføring og Profilering

3.3.1. MultiNOR kan behandle personopplysninger for direkte markedsføringsformål, inkludert:

Markedsføring av egne produkter og tjenester.
Fremvisning av tilbud fra eksterne Partnere.

3.3.2. Innenfor direkte markedsføring kan MultiNOR:

Sende kommersiell informasjon via elektronisk kommunikasjon (e-post, SMS).
Ringe Brukere direkte.

3.3.3. Profilering

MultiNOR kan bruke profilering for å tilpasse tilbud og markedsføringsbudskap til Brukerens preferanser og behov.

Profileringen er basert på automatisk analyse eller prediksjon av Brukerens atferd basert på:

Brukeratferd på Nettstedet.
Bestillingshistorikk og tjenestebruk.
Demografiske og geografiske data.
Informasjon fra kommunikasjon med Brukeren.

3.3.4. Formål med profilering:

Personlig tilpassede tilbud og kommunikasjon.
Forbedring av tjenestekvalitet.
Informasjon om tjenester og ytelser Brukeren kan ha nytte av.

3.3.5. Det rettslige grunnlaget for markedsføring og profilering:

Art. 6 nr. 1 bokstav a) GDPR – Brukerens samtykke (ved elektronisk markedsføring og profilering).
Art. 6 nr. 1 bokstav f) GDPR – berettiget interesse (for markedsføring av egne tjenester og nødvendig profilering).

3.3.6. Brukerens rettigheter:

Brukeren kan når som helst trekke tilbake sitt samtykke til markedsføring og profilering.
Brukeren har rett til å protestere mot behandling for direkte markedsføring, inkludert profilering.

3.3.7. Tilbaketrekking av samtykke eller innsigelse påvirker ikke lovligheten av tidligere behandling.

3.4. Bruk av AI og OCR

3.4.1. MultiNOR bruker Kunstig Intelligens (AI) og Optisk Tegngjenkjenning (OCR) til:

Automatisk analyse og prising av dokumenter sendt inn av Brukere.
Effektivisering av oversettelses- og formalitetsprosesser.
Tilpasning av tilbud og kommunikasjon med Brukeren via AI-Assistent.

3.4.2. Behandling av personopplysninger ved bruk av AI og OCR kan inkludere:

Analyse av dokumentinnhold og informasjon sendt av Brukeren.
Bygging av analysemodeller for optimalisering og tilpasning av tjenester.
Forutsigelse av Brukerens behov basert på dataanalyse.

3.4.3. Det rettslige grunnlaget for behandling med AI og OCR:

Art. 6 nr. 1 bokstav b) GDPR – nødvendig for avtaleoppfyllelse.
Art. 6 nr. 1 bokstav a) GDPR – Brukerens samtykke (for forbedring og videre analyseformål).

3.4.4. Brukeren informeres om bruken av AI og OCR og samtykker ved å godta Personvernerklæringen og bruke Nettstedet.

3.4.5. Brukerens rettigheter:

Brukeren kan når som helst trekke tilbake sitt samtykke, men dette kan begrense tilgang til enkelte tjenester.
Brukeren har rett til informasjon om metode, betydning og mulige konsekvenser av slik behandling.

3.5. Overholdelse av Rettslige Forpliktelser

3.5.1. Brukerens personopplysninger kan behandles for oppfyllelse av rettslige forpliktelser som påligger Administratoren, for eksempel innen skatt eller regnskap.

3.5.2. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er:

Art. 6 nr. 1 bokstav c) GDPR – nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse.

3.6. Etablering, Utøvelse eller Forsvar av Rettskrav

3.6.1. Personopplysninger kan behandles for etablering, utøvelse eller forsvar av rettskrav knyttet til avtalen eller databehandling.

3.6.2. Det rettslige grunnlaget er:

Art. 6 nr. 1 bokstav f) GDPR – berettiget interesse i å beskytte MultiNORs rettigheter og interesser.

4. Overføring av Personopplysninger

4.1. Overføring av Data til Autoriserte Oversettere

4.1.1. For å kunne levere oversettelsestjenester kan MultiNOR overføre Brukerens personopplysninger, inkludert dokumentinnhold, til autoriserte oversettere som samarbeider med MultiNOR.

4.1.2. Autoriserte oversettere fungerer som databehandlere på vegne av MultiNOR, i henhold til databehandleravtaler inngått i samsvar med art. 28 i GDPR.

4.1.3. Autoriserte oversettere er forpliktet til å overholde taushetsplikt og iverksette passende tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger.

4.2. Overføring av Data til Eksterne Partnere

4.2.1. Med Brukerens samtykke kan MultiNOR overføre personopplysninger til Eksterne Partnere for følgende formål:

Utarbeidelse og presentasjon av individuelle tilbud på produkter og tjenester.
Levering av tjenester direkte av Partnere.

4.2.2. Eksterne Partnere kan være tilbydere av finansielle tjenester, forsikringer, energitjenester og andre tjenester som supplerer MultiNORs tilbud.

4.2.3. Overføring av data skjer kun på grunnlag av uttrykkelig samtykke gitt av Brukeren i forbindelse med bruk av spesifikke funksjoner i Tjenesten.

4.2.4. Eksterne Partnere blir egne behandlingsansvarlige og behandler data i samsvar med sine egne personvernerklæringer.

4.3. Overføring av Data til Teknologileverandører

4.3.1. MultiNOR benytter teknologileverandører som støtter Tjenestens drift, spesielt innenfor:

Hosting og vedlikehold av IT-infrastruktur.
Bruk av AI- og OCR-teknologi.
Databehandling og statistiske tjenester.
Utsendelse av e-post og SMS-meldinger.
Autentisering av e-postadresser

4.3.2. Teknologileverandører kan ha tilgang til personopplysninger i den grad det er nødvendig for å levere tjenester til MultiNOR.

4.3.3. Disse leverandørene fungerer som databehandlere for MultiNOR, basert på databehandleravtaler i henhold til art. 28 i GDPR.

4.3.4. MultiNOR forplikter teknologileverandørene til å overholde konfidensialitet og anvende hensiktsmessige tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysningene.

4.4. Overføring av Data til Tredjeland

4.4.1. Dersom personopplysninger skal overføres til enheter utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområde (EØS), vil MultiNOR sørge for tilstrekkelig beskyttelse av personopplysningene i henhold til kapittel V i GDPR.

4.4.2. Overføring av data til tredjeland kan skje på grunnlag av:

EU-kommisjonens beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå.
Standard personvernbestemmelser godkjent av EU-kommisjonen.
Bindende virksomhetsregler.
Uttrykkelig samtykke fra Brukeren etter informasjon om eventuelle risikoer.

5. Brukerens Rettigheter

5.1. Rett til innsyn i data

5.1.1. Brukeren har rett til å få bekreftelse fra MultiNOR om hvorvidt personopplysningene hans behandles, og dersom det er tilfellet, har han rett til innsyn i disse opplysningene samt informasjon om:
formålene med behandlingen;

kategoriene av relevante personopplysninger;
mottakere eller kategorier av mottakere som opplysningene er eller vil bli utlevert til;
planlagt lagringsperiode for opplysningene eller kriteriene for å fastsette denne perioden;
rettighetene brukeren har i forbindelse med behandlingen av data;
retten til å klage til en tilsynsmyndighet;
kilden til dataene, dersom de ikke er samlet inn fra brukeren;
automatiserte avgjørelser, inkludert profilering.

5.2. Rett til retting av data

5.2.1. Brukeren har rett til å kreve at MultiNOR uten ugrunnet opphold retter uriktige personopplysninger om ham.

5.2.2. Brukeren har rett til å kreve at ufullstendige personopplysninger suppleres, blant annet ved å gi en tilleggsuttalelse.

5.3. Rett til sletting av data ("retten til å bli glemt")

5.3.1. Brukeren har rett til å kreve at MultiNOR sletter hans personopplysninger uten ugrunnet opphold, og MultiNOR har plikt til å slette personopplysningene uten ugrunnet opphold dersom ett av følgende forhold foreligger:

personopplysningene er ikke lenger nødvendige for formålene de ble samlet inn eller behandlet for;
brukeren har trukket tilbake samtykket og det finnes ikke noe annet rettslig grunnlag for behandlingen;
brukeren protesterer mot behandlingen og det foreligger ingen overordnede rettslige grunner til behandlingen;
personopplysningene er blitt behandlet ulovlig;
personopplysningene må slettes for å oppfylle en rettslig forpliktelse.

5.3.2. Retten til sletting gjelder ikke i den grad behandlingen er nødvendig for:

å utøve retten til ytrings- og informasjonsfrihet;
å oppfylle en rettslig forpliktelse etter EU-retten eller nasjonal lovgivning;
å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

5.4. Rett til begrensning av behandling

5.4.1. Brukeren har rett til å kreve at MultiNOR begrenser behandlingen i følgende tilfeller:

når brukeren bestrider riktigheten av personopplysningene – i en periode som gjør det mulig for MultiNOR å kontrollere riktigheten av opplysningene;
behandlingen er ulovlig og brukeren motsetter seg sletting av personopplysninger og krever i stedet begrensning av bruken;
MultiNOR ikke lenger trenger personopplysningene for behandlingsformål, men brukeren trenger dem for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav;
brukeren har protestert mot behandlingen – i påvente av vurdering av om MultiNORs legitime grunner veier tyngre enn brukerens grunnlag for protest.

5.5. Rett til dataportabilitet

5.5.1. Brukeren har rett til å motta sine personopplysninger, som han har gitt til MultiNOR, i et strukturert, vanlig anvendt og maskinlesbart format.

5.5.2. Brukeren har rett til å overføre disse opplysningene til en annen behandlingsansvarlig uten hindring fra MultiNOR, dersom:

behandlingen skjer på grunnlag av brukerens samtykke eller en kontrakt;
behandlingen skjer automatisk.

5.5.3. Brukeren har rett til å kreve at personopplysninger overføres direkte fra MultiNOR til en annen behandlingsansvarlig, dersom dette er teknisk mulig.

5.6. Rett til å protestere mot behandling

5.6.1. Brukeren har rett til når som helst å protestere – av grunner knyttet til vedkommendes særlige situasjon – mot behandling av hans personopplysninger som er basert på MultiNORs legitime interesse (art. 6 nr. 1 bokstav f i GDPR), inkludert profilering.

5.6.2. Dersom protest fremsettes, skal ikke MultiNOR lenger behandle personopplysningene, med mindre det påvises tvingende berettigede grunner til behandlingen som går foran brukerens interesser, rettigheter og friheter, eller for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

5.6.3. Dersom personopplysningene behandles for direkte markedsføring, har brukeren rett til når som helst å protestere mot slik behandling, inkludert profilering.

5.7. Rett til å trekke tilbake samtykke

5.7.1. I den grad behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av brukerens samtykke (art. 6 nr. 1 bokstav a i GDPR), har brukeren rett til når som helst å trekke tilbake samtykket.

5.7.2. Tilbaketrekking av samtykket påvirker ikke lovligheten av behandlingen som ble utført før samtykket ble trukket tilbake.

5.8. Rett til å klage til tilsynsmyndighet

5.8.1. Brukeren har rett til å klage til en tilsynsmyndighet for databeskyttelse, særlig i den medlemsstaten der han har sitt vanlige bosted, arbeidssted eller der den påståtte overtredelsen har funnet sted, dersom han mener at behandlingen av hans personopplysninger bryter med GDPR.

5.9. Utøvelse av brukerens rettigheter

5.9.1. For å utøve rettighetene nevnt ovenfor, kan brukeren kontakte MultiNOR via:

E-postadresse: rodo@multinor.no
Postadresse: MultiNOR Sp. z o.o. Sp. k., ul. Lęborska 3B, 80-386 Gdańsk

5.9.2. MultiNOR vil besvare brukerens forespørsel uten ugrunnet opphold, og senest innen én måned etter mottak. Denne fristen kan forlenges med ytterligere to måneder på grunn av sakens kompleksitet eller antall forespørsler, i så fall vil brukeren bli informert om forlengelsen og årsaken til den.

6. Sikkerhetstiltak

6.1. MultiNOR gjør sitt ytterste for å sikre et høyt nivå av beskyttelse av brukernes personopplysninger, spesielt gjennom bruk av passende tekniske og organisatoriske tiltak i samsvar med art. 32 i GDPR.

6.2. Sikkerhetstiltak implementert av MultiNOR inkluderer blant annet:

Kryptering av data under overføring (SSL/TLS-protokoll);
Beskyttelse av IT-systemer mot uautorisert tilgang;
Tilgangskontroll til personopplysninger;
Regelmessige oppdateringer av programvare og sikkerhetssystemer;
Opplæring av ansatte i personvern og databeskyttelse;
Overvåking av systemer med hensyn til potensielle trusler og sikkerhetshendelser.

6.3. Dersom det oppdages et brudd på personopplysningssikkerheten som kan medføre høy risiko for brukernes rettigheter eller friheter, vil MultiNOR varsle de berørte brukerne og tilsynsmyndigheten i samsvar med gjeldende lovgivning.

7. Lagringsperiode for data

7.1. Brukerens personopplysninger lagres så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene de ble samlet inn for, spesielt:

I forbindelse med avtaleforhold – i avtalens løpetid og frem til foreldelsesfristen for eventuelle krav;
For å oppfylle rettslige forpliktelser – i den perioden som kreves av gjeldende lover (f.eks. skatte- eller regnskapslovgivning);
Ved direkte markedsføring – frem til det fremsettes innsigelse eller samtykket trekkes tilbake;
Ved behandling basert på samtykke – frem til samtykket trekkes tilbake.

7.2. Etter at ovennevnte perioder er utløpt, vil personopplysningene bli slettet eller anonymisert på en måte som gjør det umulig å identifisere brukeren.

8. Informasjonskapsler og sporingsteknologier

8.1. MultiNORs nettsted bruker informasjonskapsler (cookies) og andre sporingsteknologier for å:

Sikre riktig funksjon av nettstedet;
Tilpasse innholdet og tilpasse nettstedet til brukerens preferanser;
Utføre statistiske analyser og trafikkmålinger på nettstedet;
Utføre markedsførings- og remarkedsføringsaktiviteter.

8.2. Detaljert informasjon om brukte informasjonskapsler, formålene med bruken og brukerens mulighet til å administrere dem finnes i Retningslinjer for informasjonskapsler tilgjengelig på nettstedet.

9. Endringer i personvernerklæringen

9.1. MultiNOR forbeholder seg retten til å gjøre endringer i denne personvernerklæringen når som helst, av viktige grunner, som for eksempel:

Endringer i lovgivningen;
Endringer i måter og formål med databehandling;
Innføring av nye tjenester eller funksjonaliteter på nettstedet.

9.2. MultiNOR vil informere brukerne om eventuelle endringer i personvernerklæringen ved:

Publisering av den nye versjonen på nettstedet;
Ved vesentlige endringer – ved å sende informasjon til den e-postadressen brukeren har oppgitt (dersom brukeren har samtykket til slik kommunikasjon).

9.3. Endringer i personvernerklæringen trer i kraft på datoen de publiseres på nettstedet, med mindre annet er angitt.

9.4. Bruk av nettstedet etter ikrafttredelse av endringer i personvernerklæringen innebærer at brukeren aksepterer disse endringene.