Politica de confidențialitate MultiNOR

1. Informații Generale

1.1. Operatorul Datelor cu Caracter Personal

1.1.1. Operatorul datelor cu caracter personal ale Utilizatorilor este MultiNOR societate cu răspundere limitată în comandită, cu sediul în Gdańsk (80-386), ul. Lęborska 3B, înregistrată în Registrul Național al Instanțelor sub numărul KRS: 0000546209, NIP: 584-273-49-23, REGON: 222044787 (denumită în continuare "MultiNOR" sau "Operatorul").

1.1.2. Operatorul desfășoară activități constând în prestarea de servicii de traducere, asistență formală și prezentare a ofertelor partenerilor prin intermediul site-ului disponibil la adresa www.multinor.no (denumit în continuare "Site-ul").

1.2. Date de Contact ale Operatorului

1.2.1. În ceea ce privește protecția datelor cu caracter personal, Utilizatorul poate contacta Operatorul prin următoarele metode:

Adresă de e-mail: rodo@multinor.no
Adresă poștală: MultiNOR Sp. z o.o. Sp. k., ul. Lęborska 3B, 80-386 Gdańsk
Număr de telefon: +48 58 743 07 53

1.2.2. Operatorul nu a desemnat un Responsabil cu Protecția Datelor (DPO). Toate întrebările legate de prelucrarea datelor cu caracter personal trebuie adresate prin datele de contact indicate mai sus.

1.3. Domeniul de Aplicare al Politicii de Confidențialitate

1.3.1. Prezenta Politică de Confidențialitate se aplică site-ului disponibil la adresa www.multinor.no și definește regulile de prelucrare a datelor cu caracter personal ale Utilizatorilor care utilizează Site-ul.

1.3.2. Scopul Politicii de Confidențialitate este de a informa Utilizatorii cu privire la:

Modul și scopurile prelucrării datelor lor cu caracter personal de către MultiNOR.
Temeiurile legale ale prelucrării datelor.
Drepturile Utilizatorilor în legătură cu prelucrarea datelor lor.
Destinatarii datelor cu caracter personal.
Măsurile aplicate pentru protecția datelor.

1.3.3. Politica de Confidențialitate constituie îndeplinirea obligațiilor de informare prevăzute de Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal ("GDPR"), precum și de alte dispoziții legale aplicabile.

1.4. Acceptarea Politicii de Confidențialitate

1.4.1. Utilizarea Site-ului echivalează cu acceptarea prevederilor prezentei Politici de Confidențialitate.

1.4.2. În cazul în care Utilizatorul nu este de acord cu prevederile Politicii de Confidențialitate, trebuie să înceteze utilizarea Site-ului.

1.5. Modificări ale Politicii de Confidențialitate

1.5.1. MultiNOR își rezervă dreptul de a modifica prezenta Politică de Confidențialitate în orice moment, din motive întemeiate, precum:

Modificări ale legislației.
Introducerea de noi servicii sau funcționalități în cadrul Site-ului.
Modificări în modul sau scopurile de prelucrare a datelor cu caracter personal.

1.5.2. Toate modificările Politicii de Confidențialitate vor fi comunicate Utilizatorilor de către MultiNOR prin:

Publicarea noii versiuni pe pagina web a Site-ului.
În cazul modificărilor semnificative – trimiterea unei notificări la adresa de e-mail furnizată de Utilizator (dacă și-a dat acordul pentru acest tip de comunicare).

1.5.3. Modificările Politicii de Confidențialitate intră în vigoare în ziua publicării pe Site, dacă nu este specificată o altă dată.

1.5.4. Continuarea utilizării Site-ului după intrarea în vigoare a modificărilor Politicii de Confidențialitate echivalează cu acceptarea acestora de către Utilizator.

2. Domeniul Datelor cu Caracter Personal Prelucrate

2.1. Date Colectate în Timpul Înregistrării

2.1.1. În timpul înregistrării pe Site-ul MultiNOR sunt colectate următoarele date personale:

Adresă de e-mail
Număr de telefon (pentru verificare și autentificare)
Parolă pentru Contul Utilizatorului (stocată într-o formă criptată)

2.1.2. În cazul înregistrării prin contul Google:

MultiNOR primește de la Google datele de bază ale Utilizatorului necesare pentru crearea contului, cum ar fi:
- Adresă de e-mail
- Nume și prenume (dacă sunt partajate)
Utilizatorul este obligat să furnizeze un număr de telefon pentru verificare prin cod SMS.

2.1.3. Numărul de telefon este utilizat pentru:

Verificarea identității Utilizatorului în timpul înregistrării și autentificării (autentificare cu doi factori).
Contactarea Utilizatorului în legătură cu prestarea serviciilor, dacă este necesar.

2.2. Date Colectate în Timpul Utilizării Serviciilor

2.2.1. În timpul utilizării serviciilor oferite de MultiNOR pot fi colectate următoarele date:

Adresă de domiciliu sau corespondență
Număr PESEL sau alt identificator personal
Date din documentele transmise pentru traducere sau asistență formală (de exemplu: informații privind sănătatea, situația financiară, familială, starea civilă, bunuri deținute)
Date privind comenzile, tranzacțiile, plățile și istoricul comenzilor
Date din comunicarea cu Utilizatorul (de exemplu: e-mailuri, apeluri telefonice, chat-uri)

2.3. Date Colectate Automat

2.3.1. În timpul utilizării Site-ului, pot fi colectate automat următoarele date:

Adresa IP a dispozitivului Utilizatorului
Tipul browserului web și al sistemului de operare
Date privind activitatea pe Site (de exemplu: pagini vizitate, timp petrecut pe site)
Fișiere cookie și alte tehnologii de urmărire (informații detaliate sunt disponibile în Politica de Cookie-uri)

2.3.2. Datele colectate automat sunt utilizate în scopuri statistice, analitice, precum și pentru a asigura securitatea și buna funcționare a Site-ului.

3. Scopurile și Temeiurile Legale ale Prelucrării Datelor

3.1. Furnizarea Serviciilor

3.1.1. Datele personale ale Utilizatorilor sunt prelucrate în scopul:

Încheierii și executării contractului privind furnizarea serviciilor oferite de MultiNOR prin intermediul Site-ului.
Înregistrării și administrării Contului Utilizatorului, inclusiv:
- Verificării identității prin cod de verificare SMS.
- Permiterii autentificării și utilizării funcționalităților contului.
- Permiterii înregistrării și autentificării prin contul Google.
Comunicării cu Utilizatorul în legătură cu executarea serviciilor, inclusiv:
- Notificări privind starea serviciilor.
- Memento-uri despre termene și necesitatea acțiunilor.
- Informații despre modificări în Site, Regulament sau Politica de Confidențialitate.
Furnizării de servicii adaptate nevoilor individuale ale Utilizatorului, inclusiv reamintirea posibilității de a beneficia de anumite servicii sau drepturi legate de muncă și viață în Norvegia.

3.1.2. Temeiul legal pentru prelucrarea datelor în aceste scopuri este:

Art. 6 alin. 1 lit. b) GDPR – necesitatea prelucrării pentru executarea unui contract la care Utilizatorul este parte.
Art. 6 alin. 1 lit. a) GDPR – consimțământul Utilizatorului (pentru datele obținute de la Google în cazul înregistrării cu contul Google).

3.2. Comunicare cu Utilizatorul

3.2.1. Datele sunt prelucrate pentru:

Menținerea comunicării necesare pentru furnizarea serviciilor, inclusiv:
- Trimiterea de notificări privind acțiuni necesare.
- Memento-uri despre termene și posibilitatea accesării serviciilor sau beneficiilor.
Asigurarea unei calități ridicate a serviciului clienți, inclusiv răspunsuri la întrebări și solicitări.

3.2.2. Comunicarea poate avea loc prin:

E-mail.
SMS.
Apeluri telefonice.

3.2.3. Temeiul legal este:

Art. 6 alin. 1 lit. b) GDPR – necesitatea prelucrării pentru executarea contractului.

3.3. Marketing și Profilare

3.3.1. MultiNOR poate prelucra datele în scop de marketing direct, inclusiv:

Promovarea propriilor produse și servicii.
Prezentarea ofertelor Partenerilor Externi.

3.3.2. În cadrul marketingului direct, MultiNOR poate:

Trimite informații comerciale prin mijloace electronice (e-mail, SMS).
Contacta telefonic Utilizatorii.

3.3.3. Profilare

MultiNOR poate utiliza profilarea pentru a adapta ofertele și comunicările la preferințele Utilizatorului.

Profilarea se bazează pe analiza automată a:

Activității pe Site.
Istoricului comenzilor și utilizării serviciilor.
Datelor demografice și geolocalizării.
Informațiilor obținute prin comunicarea cu Utilizatorul.

3.3.4. Scopurile profilării:

Personalizarea ofertelor și comunicărilor.
Îmbunătățirea calității serviciilor.
Informarea privind serviciile disponibile.

3.3.5. Temeiul legal pentru marketing și profilare este:

Art. 6 alin. 1 lit. a) GDPR – consimțământul Utilizatorului (pentru marketing și profilare efectuate prin mijloace electronice).
Art. 6 alin. 1 lit. f) GDPR – interesul legitim al Operatorului (pentru marketing propriu și profilare necesară serviciilor).

3.3.6. Drepturile Utilizatorului:

Utilizatorul are dreptul să își retragă oricând consimțământul privind prelucrarea în scopuri de marketing și profilare.
Utilizatorul are dreptul de a se opune prelucrării datelor pentru marketing direct, inclusiv profilare.

3.3.7. Retragerea consimțământului sau opoziția nu afectează legalitatea prelucrărilor anterioare.

3.4. Utilizarea AI și OCR

3.4.1. MultiNOR folosește Inteligență Artificială (AI) și Recunoaștere Optică a Caracterelor (OCR) pentru:

Analiza și evaluarea automată a documentelor transmise de Utilizatori.
Optimizarea proceselor de traducere și asistență.
Personalizarea ofertelor și comunicării prin intermediul Asistentului AI.

3.4.2. Prelucrarea prin AI și OCR poate include:

Analiza conținutului documentelor și informațiilor transmise.
Crearea de modele analitice pentru optimizarea serviciilor.
Previzionarea nevoilor Utilizatorului pe baza datelor prelucrate.

3.4.3. Temeiul legal este:

Art. 6 alin. 1 lit. b) GDPR – necesitatea prelucrării pentru executarea unui contract (dacă este necesar pentru servicii).
Art. 6 alin. 1 lit. a) GDPR – consimțământul Utilizatorului (pentru îmbunătățiri sau profilare avansată).

3.4.4. Utilizatorul este informat și își exprimă acordul prin acceptarea Politicii de Confidențialitate și utilizarea Site-ului.

3.4.5. Drepturile Utilizatorului:

Dreptul de a retrage consimțământul pentru AI și OCR (cu posibile consecințe asupra furnizării serviciilor).
Dreptul de a primi informații privind procedura utilizată, semnificația și efectele prelucrării.

3.5. Îndeplinirea Obligațiilor Legale

3.5.1. Datele pot fi prelucrate pentru îndeplinirea obligațiilor legale ale Operatorului, de exemplu cele fiscale sau contabile.

3.5.2. Temeiul legal este:

Art. 6 alin. 1 lit. c) GDPR – necesitatea prelucrării pentru îndeplinirea unei obligații legale.

3.6. Stabilirea, Exercitarea sau Apărarea Pretențiilor

3.6.1. Datele pot fi prelucrate în scopul stabilirii, exercitării sau apărării pretențiilor legate de contract sau de prelucrarea datelor.

3.6.2. Temeiul legal este:

Art. 6 alin. 1 lit. f) GDPR – interesul legitim al Operatorului privind protejarea drepturilor și intereselor sale.

4. Transferul Datelor

4.1. Transferul Datelor către Traducători Autorizați

4.1.1. În scopul prestării serviciilor de traducere, MultiNOR poate transmite datele personale ale Utilizatorilor, inclusiv conținutul documentelor, către Traducători Autorizați cu care colaborează.

4.1.2. Traducătorii autorizați acționează ca persoane împuternicite de operator în temeiul contractelor de prelucrare a datelor personale, în conformitate cu art. 28 din GDPR.

4.1.3. Traducătorii sunt obligați să păstreze confidențialitatea și să aplice măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor personale.

4.2. Transferul Datelor către Parteneri Externi

4.2.1. Cu acordul Utilizatorului, MultiNOR poate transmite datele personale ale Utilizatorilor către Parteneri Externi în scopul:

Pregătirii și prezentării ofertelor individuale de produse și servicii.
Prestării directe de servicii de către Parteneri.

4.2.2. Partenerii Externi sunt entități care oferă servicii financiare, de asigurări, energie sau alte servicii complementare celor ale MultiNOR.

4.2.3. Transferul datelor are loc exclusiv pe baza consimțământului expres al Utilizatorului, exprimat în cadrul utilizării unei funcționalități specifice a Site-ului.

4.2.4. Partenerii Externi devin operatori independenți de date și le prelucrează în conformitate cu propriile politici de confidențialitate.

4.3. Transferul Datelor către Furnizorii de Servicii Tehnologice

4.3.1. MultiNOR utilizează furnizori de servicii tehnologice care sprijină funcționarea Site-ului, în special în domeniile:

Găzduire și întreținere a infrastructurii IT.
Utilizarea tehnologiilor AI și OCR.
Analiza datelor și servicii statistice.
Trimiterea de e-mailuri și SMS-uri.
Verificarea adresei de e-mail.

4.3.2. Furnizorii pot avea acces la datele personale ale Utilizatorilor în măsura necesară furnizării serviciilor pentru MultiNOR.

4.3.3. Acești furnizori acționează ca persoane împuternicite de operator în temeiul contractelor de prelucrare a datelor, conform art. 28 din GDPR.

4.3.4. MultiNOR obligă furnizorii să respecte confidențialitatea și să implementeze măsuri adecvate de protecție a datelor personale.

4.4. Transferul Datelor către Țări Terțe

4.4.1. În cazul în care datele personale sunt transferate către entități situate în afara Spațiului Economic European (SEE), MultiNOR asigură un nivel adecvat de protecție, în conformitate cu capitolul V din GDPR.

4.4.2. Transferul poate avea loc pe baza:

Deciziei Comisiei Europene privind caracterul adecvat al protecției datelor.
Clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană.
Regulilor corporative obligatorii.
Consimțământului expres al Utilizatorului, după informarea cu privire la riscurile potențiale.

5. Drepturile Utilizatorului

5.1. Dreptul de acces la date

5.1.1. Utilizatorul are dreptul de a obține de la MultiNOR confirmarea că sunt sau nu prelucrate datele sale personale și, dacă da, are dreptul de a accesa aceste date și de a primi informații despre:

scopurile prelucrării;
categoriile de date personale prelucrate;
destinatarii sau categoriile de destinatari cărora le-au fost sau le vor fi dezvăluite datele;
perioada estimată de stocare a datelor sau criteriile utilizate pentru a stabili această perioadă;
drepturile Utilizatorului privind prelucrarea datelor;
dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere;
sursa datelor, dacă nu au fost colectate direct de la Utilizator;
deciziile automate, inclusiv profilarea.

5.2. Dreptul la rectificarea datelor

5.2.1. Utilizatorul are dreptul de a solicita MultiNOR corectarea fără întârziere a datelor personale inexacte care îl privesc.

5.2.2. Utilizatorul are dreptul de a solicita completarea datelor personale incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declarații suplimentare.

5.3. Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”)

5.3.1. Utilizatorul are dreptul de a solicita MultiNOR ștergerea fără întârziere a datelor personale care îl privesc, iar MultiNOR are obligația de a le șterge fără întârzieri nejustificate dacă:

datele nu mai sunt necesare în raport cu scopurile pentru care au fost colectate sau prelucrate;
Utilizatorul își retrage consimțământul și nu există alt temei legal pentru prelucrare;
Utilizatorul se opune prelucrării și nu există motive legitime care să prevaleze;
datele au fost prelucrate ilegal;
ștergerea este necesară pentru respectarea unei obligații legale.

5.3.2. Dreptul la ștergerea datelor nu se aplică în măsura în care prelucrarea este necesară:

pentru exercitarea dreptului la libertatea de exprimare și de informare;
pentru respectarea unei obligații legale;
pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

5.4. Dreptul la restricționarea prelucrării

5.4.1. Utilizatorul are dreptul de a solicita restricționarea prelucrării în următoarele cazuri:

contestă exactitatea datelor – pentru perioada necesară verificării corectitudinii acestora;
prelucrarea este ilegală, dar se opune ștergerii și solicită restricționarea utilizării acestora;
MultiNOR nu mai are nevoie de date pentru scopurile prelucrării, dar sunt necesare Utilizatorului pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept;
Utilizatorul s-a opus prelucrării – până la verificarea dacă interesele legitime ale MultiNOR prevalează.

5.5. Dreptul la portabilitatea datelor

5.5.1. Utilizatorul are dreptul de a primi datele personale furnizate către MultiNOR într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat.

5.5.2. Utilizatorul are dreptul de a transmite aceste date altui operator, dacă:

prelucrarea se bazează pe consimțământ sau pe un contract;
prelucrarea se realizează prin mijloace automate.

5.5.3. Utilizatorul are dreptul de a solicita transmiterea directă a datelor către alt operator, acolo unde este posibil tehnic.

5.6. Dreptul de opoziție la prelucrare

5.6.1. Utilizatorul are dreptul de a se opune în orice moment, din motive legate de situația sa particulară, prelucrării datelor sale în temeiul interesului legitim al MultiNOR (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR), inclusiv profilării.

5.6.2. În caz de opoziție, MultiNOR nu va mai prelucra datele, cu excepția cazului în care demonstrează existența unor motive legitime și imperioase care prevalează sau pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept.

5.6.3. Dacă datele sunt prelucrate în scop de marketing direct, Utilizatorul are dreptul de a se opune în orice moment acestei prelucrări, inclusiv profilării.

5.7. Dreptul de retragere a consimțământului

5.7.1. În măsura în care prelucrarea se bazează pe consimțământ (art. 6 alin. 1 lit. a GDPR), Utilizatorul are dreptul de a-l retrage în orice moment.

5.7.2. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere.

5.8. Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere

5.8.1. Utilizatorul are dreptul de a depune o plângere la autoritatea de protecție a datelor, în special din statul său de reședință, locul de muncă sau locul unde s-a presupus încălcarea, dacă consideră că prelucrarea încalcă prevederile GDPR.

5.9. Exercitarea drepturilor Utilizatorului

5.9.1. Pentru exercitarea acestor drepturi, Utilizatorul poate contacta MultiNOR prin:

Adresă e-mail: rodo@multinor.no
Adresă poștală: MultiNOR Sp. z o.o. Sp. k., ul. Lęborska 3B, 80-386 Gdańsk

5.9.2. MultiNOR va răspunde solicitării Utilizatorului fără întârzieri nejustificate, cel târziu în termen de o lună de la primirea cererii. Termenul poate fi prelungit cu două luni în cazuri justificate, iar Utilizatorul va fi informat despre această prelungire.

6. Măsuri de Securitate

6.1. MultiNOR depune toate eforturile pentru a asigura un nivel ridicat de securitate a datelor personale ale Utilizatorilor, în special prin aplicarea măsurilor tehnice și organizatorice adecvate, în conformitate cu art. 32 din GDPR.

6.2. Măsurile de securitate aplicate de MultiNOR includ, printre altele:

Criptarea datelor în timpul transmiterii (protocol SSL/TLS);
Protejarea sistemelor informatice împotriva accesului neautorizat;
Controlul accesului la datele personale;
Actualizări regulate ale software-ului și sistemelor de securitate;
Instruirea personalului privind protecția datelor personale;
Monitorizarea sistemelor pentru detectarea potențialelor amenințări și incidente de securitate.

6.3. În cazul constatării unei încălcări a securității datelor personale care ar putea genera un risc ridicat pentru drepturile sau libertățile Utilizatorilor, MultiNOR va informa Utilizatorii afectați și autoritatea de supraveghere, conform legislației în vigoare.

7. Perioada de Stocare a Datelor

7.1. Datele personale ale Utilizatorilor vor fi stocate pe durata necesară pentru atingerea scopurilor pentru care au fost colectate, în special:

Pentru executarea contractului – pe durata contractului și până la expirarea termenului de prescripție a eventualelor pretenții;
Pentru îndeplinirea obligațiilor legale – pe perioada prevăzută de legislația aplicabilă (de exemplu, fiscală sau contabilă);
Pentru marketing direct – până la exprimarea opoziției sau retragerea consimțământului;
Pentru prelucrarea pe baza consimțământului – până la retragerea consimțământului.

7.2. După expirarea acestor perioade, datele personale vor fi șterse sau anonimizate într-un mod care să împiedice identificarea Utilizatorului.

8. Cookie-uri și Tehnologii de Urmărire

8.1. Site-ul MultiNOR utilizează cookie-uri și alte tehnologii de urmărire pentru următoarele scopuri:

Asigurarea funcționării corecte a Site-ului;
Personalizarea conținutului și adaptarea Site-ului la preferințele Utilizatorului;
Analiză statistică și monitorizarea traficului pe Site;
Derularea de activități de marketing și remarketing.

8.2. Informații detaliate despre cookie-urile utilizate, scopurile utilizării acestora și opțiunile de gestionare disponibile Utilizatorului sunt prezentate în Politica privind Cookie-urile disponibilă pe Site.

9. Modificări ale Politicii de Confidențialitate

9.1. MultiNOR își rezervă dreptul de a modifica prezenta Politică de Confidențialitate în orice moment, din motive justificate, cum ar fi:

Modificări ale legislației;
Modificări privind metodele și scopurile prelucrării datelor;
Introducerea de noi servicii sau funcționalități pe Site.

9.2. Orice modificări ale Politicii de Confidențialitate vor fi aduse la cunoștința Utilizatorilor prin:

Publicarea noii versiuni pe pagina Site-ului;
În cazul modificărilor importante – trimiterea unei notificări la adresa de e-mail furnizată de Utilizator (dacă acesta și-a exprimat acordul pentru acest tip de comunicare).

9.3. Modificările intră în vigoare la data publicării pe Site, cu excepția cazului în care se specifică alt termen.

9.4. Continuarea utilizării Site-ului după intrarea în vigoare a modificărilor echivalează cu acceptarea acestora de către Utilizator.