MultiNORs privatlivspolitik

1. Generelle Oplysninger

1.1. Dataansvarlig

1.1.1. Den dataansvarlige for Brugernes personoplysninger er MultiNOR spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa med hjemsted i Gdańsk (80-386), ul. Lęborska 3B, registreret i Erhvervsregisteret under KRS-nummer: 0000546209, NIP: 584-273-49-23, REGON: 222044787 (herefter benævnt "MultiNOR" eller "Dataansvarlig").

1.1.2. Administratoren driver virksomhed med levering af oversættelsestjenester, formel support samt præsentation af partneres tilbud via hjemmesiden, der er tilgængelig på www.multinor.no (herefter benævnt "Hjemmesiden").

1.2. Dataansvarliges Kontaktoplysninger

1.2.1. Ved spørgsmål om beskyttelse af personoplysninger kan Brugeren kontakte Administratoren på følgende måder:

E-mailadresse: rodo@multinor.no
Postadresse: MultiNOR Sp. z o.o. Sp. k., ul. Lęborska 3B, 80-386 Gdańsk
Telefonnummer: +48 58 743 07 53

1.2.2. Administratoren har ikke udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO). Alle henvendelser vedrørende behandling af personoplysninger skal rettes til ovenstående kontaktoplysninger.

1.3. Anvendelsesområde for Privatlivspolitikken

1.3.1. Denne Privatlivspolitik gælder for hjemmesiden tilgængelig på www.multinor.no og fastsætter reglerne for behandling af Brugernes personoplysninger.

1.3.2. Privatlivspolitikkens formål er at informere Brugerne om:

Metoder og formål for behandlingen af deres personoplysninger af MultiNOR.
De juridiske grundlag for databehandling.
Brugernes rettigheder i forbindelse med behandling af deres data.
Modtagere af personoplysninger.
Anvendte sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af data.

1.3.3. Privatlivspolitikken opfylder informationsforpligtelser i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger ("GDPR") samt anden gældende lovgivning.

1.4. Accept af Privatlivspolitikken

1.4.1. Brug af Hjemmesiden indebærer accept af bestemmelserne i denne Privatlivspolitik.

1.4.2. Hvis Brugeren ikke accepterer Privatlivspolitikken, bør vedkommende ophøre med at bruge Hjemmesiden.

1.5. Ændringer i Privatlivspolitikken

1.5.1. MultiNOR forbeholder sig retten til at ændre denne Privatlivspolitik til enhver tid af væsentlige grunde, herunder:

Ændringer i lovgivningen.
Introduktion af nye tjenester eller funktionaliteter på Hjemmesiden.
Ændringer i metoder og formål for databehandling.

1.5.2. MultiNOR vil informere Brugerne om ændringer i Privatlivspolitikken ved:

Offentliggørelse af den nye version på Hjemmesiden.
I tilfælde af væsentlige ændringer – fremsendelse af information til den e-mailadresse, som Brugeren har oplyst (hvis samtykke til sådan kommunikation er givet).

1.5.3. Ændringer i Privatlivspolitikken træder i kraft ved offentliggørelse på Hjemmesiden, medmindre en anden dato er angivet.

1.5.4. Brug af Hjemmesiden efter ikrafttrædelsen af ændringerne indebærer accept af de nye vilkår.

2. Omfang af Behandlede Personoplysninger

2.1. Data Indsamlet ved Registrering

2.1.1. Under registreringen på Hjemmesiden indsamler MultiNOR følgende personoplysninger:

E-mailadresse
Telefonnummer (til verifikation og autentificering)
Adgangskode til Brugerkonto (opbevaret i krypteret form)

2.1.2. Ved registrering via Google-konto:

MultiNOR modtager fra Google de grundlæggende Brugerdata, der er nødvendige for oprettelsen af kontoen, såsom:
- E-mailadresse
- Fornavn og efternavn (hvis tilgængeligt)
Brugeren skal angive et telefonnummer til verifikation via SMS-kode.

2.1.3. Telefonnummeret anvendes til:

Verifikation af Brugerens identitet under registrering og login (to-faktor-autentificering).
Kontakt med Brugeren i forbindelse med levering af tjenester, hvis nødvendigt.

2.2. Data Indsamlet under Brug af Tjenester

2.2.1. Under brugen af de tjenester, som MultiNOR tilbyder, kan følgende data blive indsamlet:

Bopæls- eller korrespondanceadresse
PESEL-nummer eller andet identifikationsnummer
Data fra dokumenter, der er sendt til oversættelse eller formel support (f.eks. oplysninger om helbredstilstand, økonomisk situation, familiesituation, civilstand, formue)
Data om ordrer, transaktioner, betalinger og ordrehistorik
Kommunikationsdata med Brugeren (f.eks. e-mails, telefonopkald, chats)

2.3. Data Indsamlet Automatisk

2.3.1. Ved brug af Hjemmesiden kan følgende data indsamles automatisk:

IP-adresse på Brugerens enhed
Type af internetbrowser og operativsystem
Data om aktivitet på Hjemmesiden (f.eks. besøgte sider, tid brugt på siden)
Cookies og andre sporingsteknologier (detaljer findes i Cookiepolitikken)

2.3.2. Data indsamlet automatisk anvendes til statistiske og analytiske formål samt for at sikre sikkerhed og korrekt funktion af Hjemmesiden.

3. Formål og Retsgrundlag for Databehandling

3.1. Levering af Tjenester

3.1.1. Brugernes personoplysninger behandles med henblik på:

Indgåelse og opfyldelse af aftalen om levering af tjenester, som MultiNOR tilbyder via Hjemmesiden.
Registrering og vedligeholdelse af Brugerkonto, herunder:
- Verifikation af identitet gennem SMS-verifikationskode.
- Muliggørelse af login og brug af kontoens funktionaliteter.
- Muliggørelse af registrering og login via Google-konto.
Kontakt med Brugeren vedrørende levering af tjenester, herunder:
- Meddelelser om status på tjenesteydelser.
- Påmindelser om deadlines og nødvendige handlinger.
- Information om ændringer på Hjemmesiden, i Vilkårene eller Privatlivspolitikken.
Levering af tjenester tilpasset Brugerens individuelle behov, herunder påmindelser om mulige ydelser relateret til arbejde og liv i Norge.

3.1.2. Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger til ovenstående formål er:

Artikel 6, stk. 1, litra b) i GDPR – nødvendigheden af behandlingen for at opfylde en kontrakt, som Brugeren er part i.
Artikel 6, stk. 1, litra a) i GDPR – Brugerens samtykke (i forbindelse med data modtaget fra Google ved registrering via Google-konto).

3.2. Kommunikation med Brugeren

3.2.1. Brugernes personoplysninger behandles for at:

Opretholde nødvendig kommunikation for korrekt levering af tjenester, herunder:
- Afsendelse af påmindelser om nødvendige handlinger.
- Påmindelser om deadlines og muligheder for at benytte sig af tjenester eller ydelser.
Sikre høj kvalitet af kundeservice, herunder besvarelse af forespørgsler og anmodninger fra Brugeren.

3.2.2. Kommunikation med Brugeren kan finde sted via:

E-mails.
SMS-beskeder.
Telefoniske kontakter.

3.2.3. Retsgrundlaget for databehandling i dette område er:

Artikel 6, stk. 1, litra b) i GDPR – nødvendigheden af behandlingen for at opfylde en kontrakt.

3.3. Markedsføring og Profilering

3.3.1. MultiNOR kan behandle personoplysninger til direkte markedsføring, herunder:

Markedsføring af egne produkter og tjenester.
Præsentation af produkter og tjenester fra Eksterne Partnere.

3.3.2. Som led i direkte markedsføring kan MultiNOR:

Sende kommerciel information via elektroniske kommunikationsmidler (e-mail, SMS).
Foretage telefonisk kontakt med Brugere.

3.3.3. Profilering

MultiNOR kan anvende profilering for at tilpasse tilbud og markedsføringskommunikation til Brugerens præferencer og behov.

Profilering omfatter automatisk analyse eller forudsigelse af Brugerens adfærd baseret på:

Aktivitet på Hjemmesiden.
Ordrehistorik og brug af tjenester.
Demografiske data og geolokation.
Oplysninger indsamlet under kommunikationen med Brugeren.

3.3.4. Formål med profilering:

Personalisering af tilbud og markedsføringskommunikation.
Forbedring af kvaliteten af leverede tjenester.
Informering af Brugeren om tilgængelige tjenester og ydelser.

3.3.5. Retsgrundlaget for behandling af data til markedsføring og profilering er:

Artikel 6, stk. 1, litra a) i GDPR – Brugerens samtykke (for elektronisk markedsføring og profilering til markedsføringsformål).
Artikel 6, stk. 1, litra f) i GDPR – Administrators legitime interesse (ved direkte markedsføring af egne produkter og tjenester samt nødvendig profilering).

3.3.6. Brugerens rettigheder:

Brugeren kan til enhver tid trække sit samtykke til behandling af data til markedsføringsformål og profilering tilbage ved at kontakte Administratoren eller bruge funktionerne på Hjemmesiden.
Brugeren har ret til at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger til direkte markedsføring, herunder profilering.

3.3.7. Tilbagekaldelse af samtykke eller indsigelse påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er foretaget før tilbagetrækningen.

3.4. Anvendelse af AI og OCR

3.4.1. MultiNOR anvender Kunstig Intelligens (AI) og Optisk Tegngenkendelse (OCR) til:

Automatisk analyse og vurdering af dokumenter indsendt af Brugere.
Effektivisering af oversættelses- og formelle processer.
Personalisering af tilbud og kommunikation gennem AI-Assistenten.

3.4.2. Behandling af personoplysninger ved hjælp af AI og OCR kan omfatte:

Analyse af dokumenters indhold og oplysninger leveret af Brugeren.
Oprettelse af analytiske modeller for at optimere tjenester og tilpasse dem til Brugerens behov.
Forudsigelse af Brugerens behov baseret på dataanalyse.

3.4.3. Retsgrundlaget for databehandling med AI og OCR er:

Artikel 6, stk. 1, litra b) i GDPR – nødvendigheden af behandlingen for opfyldelse af en kontrakt (i det omfang det er nødvendigt for levering af tjenester).
Artikel 6, stk. 1, litra a) i GDPR – Brugerens samtykke (hvor behandlingen ikke er nødvendig for opfyldelse af en kontrakt, f.eks. forbedring af tjenester eller yderligere profilering).

3.4.4. Brugeren informeres om brugen af AI og OCR-teknologier og giver samtykke dertil ved at acceptere denne Privatlivspolitik og ved at bruge Hjemmesidens tjenester.

3.4.5. Brugerens rettigheder:

Brugeren kan til enhver tid trække sit samtykke til behandling af data via AI og OCR tilbage, dog kan dette forhindre eller begrænse levering af visse tjenester.
Brugeren har ret til at få oplysninger om anvendte procedurer, betydningen og de forventede konsekvenser af en sådan behandling.

3.5. Overholdelse af Retlige Forpligtelser

3.5.1. Brugernes personoplysninger kan behandles for at overholde retlige forpligtelser pålagt Administratoren, f.eks. skatte- og regnskabsmæssige forpligtelser.

3.5.2. Retsgrundlaget for databehandling i denne henseende er:

Artikel 6, stk. 1, litra c) i GDPR – nødvendigheden af behandlingen for at overholde en retlig forpligtelse pålagt Administratoren.

3.6. Fastlæggelse, Udøvelse eller Forsvar af Retskrav

3.6.1. Personoplysninger kan behandles med henblik på fastlæggelse, udøvelse eller forsvar af retskrav relateret til kontrakten eller databehandling.

3.6.2. Retsgrundlaget for databehandling i denne henseende er:

Artikel 6, stk. 1, litra f) i GDPR – Administratorens legitime interesse i at beskytte sine rettigheder og interesser.

4. Overførsel af Data

4.1. Overførsel af Data til Autoriserede Oversættere

4.1.1. For at levere oversættelsestjenester kan MultiNOR overføre Brugernes personoplysninger, herunder indholdet af dokumenter, til Autoriserede Oversættere, som de samarbejder med.

4.1.2. Autoriserede Oversættere fungerer som databehandlere på vegne af MultiNOR i henhold til databehandleraftaler i overensstemmelse med artikel 28 i GDPR.

4.1.3. Autoriserede Oversættere er forpligtet til at opretholde fortrolighed og anvende passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte personoplysninger.

4.2. Overførsel af Data til Eksterne Partnere

4.2.1. Med Brugerens samtykke kan MultiNOR overføre personoplysninger til Eksterne Partnere med henblik på:

Udarbejdelse og præsentation af individuelle tilbud på produkter og tjenester.
Levering af tjenester direkte af Partnerne.

4.2.2. Eksterne Partnere omfatter enheder, der leverer finansielle, forsikringsmæssige, energimæssige og andre supplerende tjenester til MultiNORs tilbud.

4.2.3. Overførsel af data sker kun på grundlag af Brugerens udtrykkelige samtykke, givet ved brug af bestemte funktionaliteter på Hjemmesiden.

4.2.4. Eksterne Partnere bliver selvstændige dataansvarlige og behandler data i henhold til deres egne privatlivspolitikker.

4.3. Overførsel af Data til Teknologileverandører

4.3.1. MultiNOR anvender teknologileverandører, der understøtter driften af Hjemmesiden, især med hensyn til:

Hosting og vedligeholdelse af IT-infrastruktur.
Anvendelse af AI- og OCR-teknologi.
Dataanalyse og statistiske tjenester.
Afsendelse af e-mails og SMS-beskeder.
Bekræftelse af e-mailadresser.

4.3.2. Teknologileverandører kan få adgang til Brugernes personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at levere tjenester til MultiNOR.

4.3.3. Disse leverandører fungerer som databehandlere på vegne af MultiNOR i henhold til databehandleraftaler i overensstemmelse med artikel 28 i GDPR.

4.3.4. MultiNOR forpligter teknologileverandørerne til at opretholde fortrolighed og anvende passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte personoplysninger.

4.4. Overførsel af Data til Tredjelande

4.4.1. Hvis personoplysninger skulle overføres til enheder uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS), vil MultiNOR sikre et passende niveau af databeskyttelse i overensstemmelse med kapitel V i GDPR.

4.4.2. Overførsel af data til tredjelande kan ske på grundlag af:

Europa-Kommissionens afgørelse om tilstrækkeligt databeskyttelsesniveau.
Standardkontraktbestemmelser godkendt af Europa-Kommissionen.
Bindende virksomhedsregler.
Brugerens udtrykkelige samtykke efter oplysning om potentielle risici.

5. Brugerens Rettigheder

5.1. Ret til Adgang til Data

5.1.1. Brugeren har ret til at få bekræftet af MultiNOR, om deres personoplysninger behandles, og hvis ja, få adgang til disse oplysninger samt modtage information om:

formålene med behandlingen;
kategorier af de pågældende personoplysninger;
modtagere eller kategorier af modtagere, som oplysningerne er eller vil blive videregivet til;
den planlagte opbevaringsperiode eller kriterierne for fastlæggelse af denne periode;
de rettigheder, Brugeren har i forbindelse med behandlingen;
retten til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed;
kilden til oplysningerne, hvis de ikke er indsamlet fra Brugeren;
eksistensen af automatiserede beslutningsprocesser, herunder profilering.

5.2. Ret til Berigtigelse af Data

5.2.1. Brugeren har ret til at kræve, at MultiNOR straks retter urigtige personoplysninger vedrørende Brugeren.

5.2.2. Brugeren har også ret til at få ufuldstændige personoplysninger suppleret, herunder ved at indsende en supplerende erklæring.

5.3. Ret til Sletning af Data ("Retten til at Blive Glemt")

5.3.1. Brugeren har ret til at anmode MultiNOR om straks at slette personoplysninger vedrørende Brugeren, og MultiNOR er forpligtet til at slette disse data uden unødig forsinkelse, hvis en af følgende betingelser er opfyldt:

personoplysningerne er ikke længere nødvendige til de formål, de blev indsamlet til;
Brugeren har trukket sit samtykke tilbage, og der er intet andet retsgrundlag for behandlingen;
Brugeren gør indsigelse mod behandlingen, og der foreligger ingen tungtvejende legitime grunde for behandlingen;
personoplysningerne er blevet behandlet ulovligt;
personoplysningerne skal slettes for at overholde en retlig forpligtelse.

5.3.2. Retten til sletning gælder ikke, når behandlingen er nødvendig for:

udøvelse af retten til ytrings- og informationsfrihed;
overholdelse af en retlig forpligtelse ifølge EU-ret eller national ret;
etablering, udøvelse eller forsvar af retskrav.

5.4. Ret til Begrænsning af Behandling

5.4.1. Brugeren har ret til at anmode MultiNOR om at begrænse behandlingen i følgende tilfælde:

når Brugeren bestrider rigtigheden af personoplysningerne – i en periode, hvor MultiNOR kan kontrollere rigtigheden af oplysningerne;
behandlingen er ulovlig, og Brugeren modsætter sig sletning af personoplysninger og i stedet anmoder om begrænsning af brugen;
MultiNOR ikke længere har brug for personoplysningerne, men de er nødvendige for Brugeren til fastlæggelse, udøvelse eller forsvar af retskrav;
Brugeren har gjort indsigelse mod behandling – indtil det er afgjort, om MultiNORs legitime grunde vejer tungere end Brugerens indsigelsesgrunde.

5.5. Ret til Dataportabilitet

5.5.1. Brugeren har ret til at modtage de personoplysninger, som Brugeren har afgivet til MultiNOR, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

5.5.2. Brugeren har ret til at overføre disse data til en anden dataansvarlig uden hindring fra MultiNOR, hvis:

behandlingen er baseret på Brugerens samtykke eller på en kontrakt;
behandlingen udføres automatisk.

5.5.3. Brugeren kan anmode om, at personoplysningerne overføres direkte fra MultiNOR til en anden dataansvarlig, hvis det er teknisk muligt.

5.6. Ret til Indsigelse mod Behandling

5.6.1. Brugeren har ret til, af grunde der vedrører dennes særlige situation, til enhver tid at gøre indsigelse mod behandling af sine personoplysninger baseret på MultiNORs legitime interesser (artikel 6, stk. 1, litra f) i GDPR), herunder profilering.

5.6.2. Ved en indsigelse vil MultiNOR ikke længere behandle personoplysningerne, medmindre MultiNOR kan påvise vægtige legitime grunde til behandlingen, der går forud for Brugerens interesser, rettigheder og friheder, eller for etablering, udøvelse eller forsvar af retskrav.

5.6.3. Hvis personoplysninger behandles med henblik på direkte markedsføring, har Brugeren ret til til enhver tid at gøre indsigelse mod en sådan behandling, herunder profilering.

5.7. Ret til Tilbagekaldelse af Samtykke

5.7.1. Hvis behandlingen er baseret på Brugerens samtykke (artikel 6, stk. 1, litra a) i GDPR), har Brugeren ret til at trække sit samtykke tilbage til enhver tid.

5.7.2. Tilbagekaldelse af samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev foretaget før tilbagekaldelsen.

5.8. Ret til at Indgive Klage til en Tilsynsmyndighed

5.8.1. Brugeren har ret til at indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, især i den medlemsstat, hvor Brugeren har sin sædvanlige bopæl, arbejdsplads eller hvor den påståede overtrædelse fandt sted, hvis Brugeren mener, at behandlingen af deres personoplysninger overtræder GDPR.

5.9. Udøvelse af Brugerens Rettigheder

5.9.1. For at udøve sine rettigheder kan Brugeren kontakte MultiNOR via:

E-mailadresse: rodo@multinor.no
Postadresse: MultiNOR Sp. z o.o. Sp. k., ul. Lęborska 3B, 80-386 Gdańsk

5.9.2. MultiNOR vil besvare Brugerens anmodning uden unødig forsinkelse og senest inden for en måned efter modtagelsen. Denne frist kan forlænges med yderligere to måneder på grund af kompleksiteten eller antallet af anmodninger, hvilket Brugeren vil blive informeret om.

6. Sikkerhedsforanstaltninger

6.1. MultiNOR gør alt for at sikre et højt niveau af sikkerhed for Brugernes personoplysninger, især gennem anvendelse af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger i overensstemmelse med artikel 32 i GDPR.

6.2. De sikkerhedsforanstaltninger, som MultiNOR anvender, omfatter blandt andet:

Kryptering af data under transmission (SSL/TLS-protokol);
Beskyttelse af IT-systemer mod uautoriseret adgang;
Adgangskontrol til personoplysninger;
Regelmæssige opdateringer af software og sikkerhedssystemer;
Uddannelse af personale i databeskyttelse;
Overvågning af systemer for potentielle trusler og sikkerhedshændelser.

6.3. I tilfælde af en overtrædelse af persondatasikkerheden, der kan medføre en høj risiko for Brugernes rettigheder og friheder, vil MultiNOR informere Brugerne og den kompetente tilsynsmyndighed i overensstemmelse med gældende lovgivning.

7. Opbevaringsperiode for Data

7.1. Brugernes personoplysninger opbevares i den periode, der er nødvendig for at opfylde de formål, hvortil oplysningerne blev indsamlet, navnlig:

Ved opfyldelse af en kontrakt – i kontraktens løbetid samt indtil forældelsen af eventuelle krav;
Ved opfyldelse af retlige forpligtelser – i den periode, der kræves af lovgivningen (f.eks. skatte- eller regnskabsregler);
Ved direkte markedsføring – indtil der fremsættes en indsigelse eller samtykket trækkes tilbage;
Ved behandling baseret på samtykke – indtil samtykket trækkes tilbage.

7.2. Efter udløbet af ovenstående perioder vil personoplysninger blive slettet eller anonymiseret på en måde, der forhindrer identifikation af Brugeren.

8. Cookies og Sporings-teknologier

8.1. MultiNORs Hjemmeside anvender cookies og andre sporings-teknologier til:

At sikre korrekt funktion af Hjemmesiden;
At tilpasse indholdet og tilpasse Hjemmesiden til Brugerens præferencer;
At udføre statistiske analyser og undersøge trafikken på Hjemmesiden;
At udføre markedsførings- og remarketingaktiviteter.

8.2. Detaljerede oplysninger om de anvendte cookies, deres formål og muligheder for administration af cookies findes i Cookiepolitikken, som er tilgængelig på Hjemmesiden.

9. Ændringer i Privatlivspolitikken

9.1. MultiNOR forbeholder sig retten til at ændre denne Privatlivspolitik til enhver tid af væsentlige grunde, herunder:

Ændringer i lovgivningen;
Ændringer i metoder og formål med databehandling;
Introduktion af nye tjenester eller funktionaliteter på Hjemmesiden.

9.2. MultiNOR vil informere Brugerne om ændringer i Privatlivspolitikken ved:

Offentliggørelse af den nye version på Hjemmesiden;
I tilfælde af væsentlige ændringer – ved at sende information til den e-mailadresse, som Brugeren har oplyst (hvis Brugeren har givet samtykke til en sådan kommunikation).

9.3. Ændringer i Privatlivspolitikken træder i kraft på datoen for offentliggørelsen på Hjemmesiden, medmindre en anden dato er angivet.

9.4. Brug af Hjemmesiden efter ikrafttrædelsen af ændringer i Privatlivspolitikken indebærer accept af disse ændringer.